iPadでペーパーレス 「議事録」編

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会社での会議やお客様との打合せ。

重ねるごとに書類は増えていく一方ですね。
会議ごと、お客様ごとファイルに整理してしまっておく。

得意な人ばかりではないと思います。

また、次の会議に、打合せに以前の議事録を持っていかないと、以前話したことの確認なんかあったら困るから、会議、打合せに行くときの荷物がどんどん増えていく。

これでは、全然スマートじゃない。

 

でも、今ならiPadとApple Pencilで解決できます。

 

ペーパーレス

私自身、議事録は最もペーパーレスしたいものでしたので、今回私が実践している方法をお伝えいたします。

会議の議事録が配布される場合

議事録を紙で受け取る場合、書類をスキャンして使う必要があります。
そのスキャンするアプリは、Apple純正の「メモ」アプリが最も使いやすいです。

 

まずは書類をスキャンしてください。
「メモ」アプリでスキャン方法がわからない方はこちらを参考にしてください。

iPad・iPhone メモ【スキャン】方法解説

iPad・iPhoneメモ【 スキャン】方法解説

2018.02.27

この「メモ」の良いところは書類を簡単にスキャンして、そのまま書込みすることが可能になっているところです。

ひとつのアプリで完結できることは非常にメリットが大きいです。

 

拡大してもしっかりと書込めます。

紙に書くよりも細かく書くことができるので、メモするスペースも気にせず書込めますね。

 

もしその他記述しなければならないことがあった場合には上の画像のように、スキャンした画像を縮小してしつも通りメモすることができます。

同じメモで書けますので、メモがどこかにいってしまう心配がないです。

もらった議事録はこれで処分できますね。

「メモ」の最初に会議の日付とタイトル書いておくこと、そして会議・打合せによってフォルダ分けしておくことをオススメします。

 

議事録を自分が作る場合

自分で作る場合はどんなソフトで作成されてますか?

私は自分が作るときは基本的に配置を自由に選べるExcelを使用しています。
Wordを使っている人も多いかと思います。

そして、もちろんiPadにもExcel・Wordはあります

 

使ったことがない人はこちらで無料でiPadでExcelを使う方法を確認してください。

【iPadでExcel】エクセルを無料で使ってみるならこれ!

【 iPadでExcel 】エクセルはiPadでどこでも作業できる!

2018.02.18

 

そしてiPadのExcel・WordはApple Pencilで書き込むことが可能になっています。

方法は簡単です。
Apple Pencilでタッチするだけで「描画」モードに切り替わります。

これが非常に便利で、自分が作ったデータにそのまま書込み、さらに次回の会議・打合せの議事録を書くときに、自分のメモを見ながら書けるから便利なのです。

 

iPadはペーパーレスに最適なデバイス

紙で議事録を受取る・議事録をOfficeファイルで作る方法をお伝えしました。

議事録に関しては、いつでも確認できる状態にあると、自分の業務をやり忘れも防止できるので、今回の方法はそういう面でもオススメできます。

これで一つペーパーレスワークに近づきましたね。

では。