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スケジュール管理は社会人ならどのようにするか悩むところですね。
1番多いのは紙で管理するという方法でしょうか？
僕も学生時代から社会人の数年は紙のスケジュール帳で管理していました。
しかし、iPhoneのカレンダーを使っているうちにいろいろな機能を見つけたことから1番便利であることに気づきました。
それからずっと僕はApple純正のカレンダーです。
今回はiPhoneに最初から入っている「カレンダー」を使ったスケジュール管理方法について解説します。
スマホでスケジュールを管理するメリットから、純正ならではのとっても便利な機能をご紹介します。
スマホでスケジュール管理するメリット
まずはスマホでスケジュールを管理することで得られるメリットをあげてみます。
紙派の人にぜひ考えてみてほしいメリットです。
検索機能
紙に書いたことって、あとで振り返るときにはある程度書いてある場所がわからないと振り返ることできないですよね？
スマホでスケジュールを管理していると「あれいつだっけ？」が瞬時にわかります。
検索するだけでいいんですから、紙のスケジュール帳で探すよりも圧倒的に速いです。
iPhoneのカレンダーなら右上の虫眼鏡から検索できます。
ただし、日頃からしっかりと入力していくことが大切です。
また、入力している言葉と検索しているの言葉が違えば全く意味がありません。
ある程度統一性を持たせて記入しておく必要があります。
繰り返しが簡単に入れられる
毎週のルーティーンの作業や、記念日なんかは「毎月」や「毎年」の設定で入力しておくととっても便利です。
iPhoneならこの「繰り返し」頻度を含めて設定できます。
わざわざその都度入力することなくスケジュールを入れることができます。
記念日なんか忘れていたら大変だからすごく重宝してます。
修正でスケジュール帳を汚さなくて済む
紙でスケジュールを管理しているときにイヤだったのが、スケジュールの変更で日程を変更したりキャンセルしたりするときに、ボールペンで書いていると消すことができず、残ってしまうこと。
データなら消せば跡は残りませんし、日程の変更もとっても簡単です。
僕はスケジュール帳が汚れるのが苦手で、こすると消えるペンを使っていましたが、他に使いたいボールペンがあるというジレンマでイヤになってしまいました。
どの端末にも同期できるからバックアップも安心
Appleの製品でいえばiPhone、Macbook、iPadどれで見ても確認、編集ができます。
紙のスケジュール帳ではその1冊でしか管理できません。もしなくしてしまったら、もう2度と内容を確認できません。
Apple製品を複数持っていれば、他の端末でも確認ができる上に、バックアップができるので、万が一のときにもスケジュールの内容が確認できます。
また、複数端末を持っているとiPhoneで電話しながらでも、他の端末で予定を確認しながら入力することができるので、「ちょっと待ってください」が減らせます。
通知
ホント助けられたことが何度かあります。なんか急用が入った時なんか、いつの間にか時間が経っていて、約束の時間にギリギリッッッッ！
なんてこと、みんなないのかなぁ・・・
僕は絶対に忘れられない予定は、カレンダーアプリに時間と通知まで設定しています。
iPhoneだと、予定入力画面の下の方に設定があります。
けっこう細かくいつ通知するかを決めることができます。
紙のカレンダーでは通知するなんてことは当然できません。
荷物が減る
スケジュール帳を紙で管理していると、どうしても荷物になります。
大きいスケジュール帳を持っている人もいると思いますが、これではなかなか大変じゃないですか？
スマホを持ち歩かないという人は今いないと思います。
その大きなスケジュール帳、いらなくなりますよ、荷物軽くなりますよ。
予定を共有することができる
仕事からプライベートに至るまで、人とスケジュールを共有したい場面はありますよね。
スマホならその共有もできてしまいます。
他の人が忘れてしまう危険性を少なくできます。
iPhoneのカレンダーで共有カレンダーの作り方
カレンダーアプリの下の「カレンダー」をタップ。
1番下の「カレンダーの追加」をタップ。
アカウントを「iCloud」にして、カレンダー名を決めて完了してください。
今回は「共有」という名前をつけました。右端のiをタップしてください。
ここに「共有相手」の項目があるので、「個人を追加」をタップしてください。
これで、相手のメールアドレスを入力して送信してください。
あとは相手の承認を待つだけです。
iPhoneのカレンダーを使うメリット
さて、今度はiPhoneの初めから入っているカレンダーを使った場合のメリットをあげておきます。
Appleが作っているカレンダーだからこそ得られる利点を最大限使っていきましょう。
予定の場所までの移動時間を計算して通知してくれる
さっき通知の件をあげましたが、iPhoneのカレンダーを使ってスケジュールを入力しておくと、移動時間も含めて通知をしてくれます。
例えば、事務所から打ち合わせ場所まで1時間20分かかる場合はその時間を考慮してiPhoneが教えてくれます。
カレンダーの「場所」を入力しておく必要があります。
ここに打合せ場所を入れておいてください。
そして、「通知」の部分は「出発時刻」にしておいてください。
これでiPhoneが出発のタイミングを教えてくれるようになります。
ファイルを添付しておくことができる
iPhoneのカレンダーにはその予定に合わせてファイルを添付することができます。
例えば、持ち物リストのファイルを作ったらそれを貼っておいたり、カレンダーを共有するときも、そのときに情報を添付しておいたりが可能です。
添付ファイルを追加が表示されない？！
ファイルを添付できるのは、カレンダーの保存先をiCloudにしてある場合のみです。
他の場合は添付する項目が表示されません。
Apple Watchとの連携が最強
これらの便利なことはApple Watchとの連携で最強になります。
Apple Watchは手首に通知をしてくれるので、本当に忘れることがなくなります。
作業に集中しているとiPhoneを見ることも忘れてしまうことありませんか？
スケジュールを入れてるけどうっかりが多い人にとっては最強の通知ガジェットです。
もはや、秘書的な感覚でスケジュールを教えてくれるので、あとはカレンダーに詳細を入力するだけです。
iPhoneでのスケジュール管理はメリットばかり
スケジュールに関しては、過去を振り返ることもありうるので、簡単に見返すことができるということは嬉しいですね。
その上、どんなに書き込んでも大丈夫ですし、過去の情報も膨大な量が残せます。
また、一度iPhoneに入力してしまえば、スケジュールのことは一度頭から外し、目の前の作業に集中できます。
あとは通知がくるまで続けるだけです。
もし、使っていない人がいたら試して見てください。